Warum generische Richtlinien nicht ausreichen und wie man eine effektive Datenschutz-Richtlinie erstellt.
Die vermeintliche „Richtlinie“, nach der sich niemand „richten“ kann, ist ein Organisationsversagen der Geschäftsführung.
Wann kann man wirklich von einer Richtlinie sprechen und was macht diese effektiv?
Ich sehe immer wieder das gleiche Bild: Generische Datenschutz-Richtlinien, die meist nur Regelungen aus der DSGVO aufzählen und seit Mai 2018 in deutschen KMUs Einzug gefunden haben, sind oft nicht mehr als das digitale Papier, auf dem sie stehen. Doch warum?
Denn durch diese Richtlinien ist kein Nachweis der Umsetzung gesetzlicher Vorgaben möglich.
Was ist keine Richtlinie, sondern eine Leitlinie?
Eine Richtlinie sollte keine losen Zielbeschreibungen enthalten. Wenn die Datenschutz-Richtlinie lediglich den Gesetzestext wiedergibt oder eine Vision darstellt, handelt es sich nicht um eine Richtlinie, sondern höchstens um eine Leitlinie!
Leitlinien sind nicht per se schlecht; sie können das anzustrebende Datenschutzniveau beschreiben, führen jedoch nicht zu einer effektiven Organisation.
Was ist also eine Richtlinie, und was sollte in die Datenschutz-Richtlinie rein?
Kurz gesagt: Eine Richtlinie sollte operative Beschreibungen und Umsetzungsmaßnahmen enthalten.
Es müssen also:
- Verantwortlichkeiten klar festgelegt,
- Prozesse effektiv etabliert und
- Aufgaben sorgfältig zugeteilt werden.
Dies sollte für jede Anforderung gelten, die aus den Datenschutzpflichten erwächst.
Die Datenschutz-Richtlinie bildet somit die Grundlage für ein funktionierendes Datenschutzmanagement und dient als überzeugender Nachweis gegenüber Dritten für die erfolgreiche Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen.
Andernfalls bleibt sie lediglich eine Leitlinie und deutet auf ein Organisationsversagen hin!
Fazit: Effektive Datenschutz-Richtlinien sind mehr als bloße Formulierungen; sie sind der Schlüssel zu einer erfolgreichen Umsetzung der Datenschutzpflichten und stärken das Vertrauen externer Stakeholder.
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